Formålet med denne rutinen er ensartet dokumenthåndtering og struktur i hele Heimstaden. Det gis krav til dokumenthåndtering i bl.a. aksjeselskapsloven, arbeidsmiljøloven, bokførings- og regnskapslovgivningen, hvitvaskingsloven og personopplysningsloven.

Alt skal lagres på fellesområdet eller i Master. Dokumenter du jobber med skal lagres under G:\04 Arkiv i mappe med eget navn (opprett mappe, hvis denne ikke eksisterer fra før). Lokalt eller eget hjemmeområde skal ikke brukes til lagring av jobbrelaterte dokumenter. Flytt deretter dokumentet til egnet sted.

Alle ansatte har ansvar for vedlikehold og å opprettholde struktur og tellekanter i sine dokumenter. Rydd mapper og endre filnavn hver gang du ser noe som ikke er slik det skal være - dette sparer tid for alle (selv om man bruker et par minutter ekstra der og da).

Lagre alt med én gang – ikke vent eller utsett noe.